sábado, 2 de febrero de 2013

Ejemplo de un Proyecto Factible en la creación del Dpto. de Recursos Humanos

En este caso en particular, el proyecto se refiere a la Propuesta de un Departamento de Recursos Humanos para Publicidad Técnica de Lara S.R.L. Barquisimeto, con la finalidad de que se convierta en una alternativa para solucionar la problemática existente. Seguidamente, el desarrollo de la investigación por considerarse factible consta de tres (3) fases, las cuales se mencionan a continuación: • Fase I (Diagnóstico): el estudio estuvo basado en un diseño de campo con modalidad descriptiva, motivado a que los datos se tomaron en el mismo lugar donde se originan. En este sentido, el manual de trabajos de grado de la UPEL (1999) indica que en el diseño de campo, el investigador recolecta los datos directamente de la situación real, para realizar un análisis posterior, lo cual permitirá de alguna manera resolver el problema planteado. • Fase II (Factibilidad): para demostrar la factibilidad, en la empresa Publitec, S.R.L., se efectuó un estudios, de los aspectos: organizacionales, técnico-operativo y económico, a fin de verificar la viabilidad de la propuesta, de implantar la unidad de recursos humanos. • Fase III (diseño): para el diseño del proyecto se estructuraron los fundamentos teóricos relacionados con el área de administración de personal, específicamente con los subsistemas de recursos humanos, como lo son: reclutamiento, selección, inducción, capacitación, compensación, evaluación del desempeño, higiene y seguridad industrial; considerando las normativas legales y vigentes establecidas en la legislación venezolana, las cuales debe conocer y emplear la Unidad de Recursos Humanos. Sujeto de Estudio Según Hernández, S., Fernández, C. y otros (1998), la población es “la unidad de análisis que va a ser estudiada y sobre el cual se pretende generalizar los resultados” (p. 204). En atención a lo anterior señalado, la población, que fue escogida como unidad de análisis para esta investigación, estuvo comprendida por veinticinco (25) sujetos, que conforman la totalidad de empleados que laboran en Publitec, S.R.L., por cuanto esta masa poblacional concuerda con toda una serie de especificaciones que para el caso influyen directamente en el estudio y además serán los principales beneficiarios sobre la base que arrojaron los resultados finales. (ver cuadro 2) Cuadro 2 Distribución poblacional de personal que conforma la empresa Publitec, S.R.L. Descripción Tamaño de la población Personal directivo 2 Personal Administrativo Fijo 6 Personal Contratado 8 Ejecutivos de Ventas 9 Total 25 En este sentido, tomando como referencia el total de la población anterior, considerando el fin de evitar crear especulaciones sobre posibles resultados que no tengan concordancia con el propósito de la investigación, y por las distintas segmentaciones que abarcan a todo el personal hacen que el estudio, se realice sobre la totalidad de la misma, esto debido al reducido tamaño que posee, además no se garantiza que una muestra sin importar la cantidad que posea certifique la valides y autenticidad de las afirmaciones que se buscan lograr a través del estudio. Técnicas de Recolección de Datos En este estudio se utilizó como técnicas de recolección de datos la encuesta y la observación directa. Según Sabino (1999) define que la encuesta “es un cuestionario que contiene una serie de preguntas, las cuales se aplican si queremos conocer algo sobre el comportamiento, motivación, actitudes u opiniones de los individuos involucrados en la investigación.” (p. 101) Hernández, Fernández y otros (1998), expresan que la observación directa, consiste “en el registro sistemático, válido y confiable del comportamiento y conducta manifestada, por el sujeto estudiado”. (p. 316) Instrumento de Recolección de Datos Para el caso de este estudio se utilizó, como instrumento de recolección de datos un cuestionario, el cual está definido por Ruiz (1998), como aquellos “instrumentos conformados por un conjunto de preguntas de naturaleza variada y expresada en diferentes formatos a los fines de sus respuestas”. (p.23). El mismo, se aplicó de manera directa por los investigadores – autores, a los sujetos que conformaron el marco poblacional, con previa explicación de las metas y los objetivos que se pretenden alcanzar. Igualmente, estuvo dirigido al personal que trabaja en la empresa Publitec, S.R.L. El diseño del cuestionario es sencillo, objetivo y fácil de llenar; también sirvió como enlace con esta propuesta investigativa. Además, éste consta con veintidós preguntas sustentadas en base al soporte teórico recopilados durante la investigación, las repuestas se obtuvieron en base a dos posibles alternativas, las cuales facilitaron su posterior análisis, interpretación y vinculación al tema en estudio. Las respuestas para todas las preguntas del cuestionario, tuvieron que ser delimitadas, según el criterio del investigador para posibilitar de antemano que las alternativas sean basadas en la investigación y centradas en ellas. La mejor manera de lograrlo fue centrarlas en carácter dicotómico, el cual es darle dos alternativas a la pregunta (Si-No). (ver anexo A) Del mismo modo, el valor del instrumento seleccionado quedó basado en los alcances que para este efecto el investigador desea conocer, por cuanto mientras más profundo es el tema, mayor seria el número de preguntas que debería incluir el cuestionario, para evitar esto se debe exigir un análisis concreto y muy bien definido sobre el tema o punto a tratar, lográndolo con asesoría técnica o teórica bien sea de trabajos anteriores o con especialistas en la temática a estudiar, quienes son los que marcaran la pauta a seguir durante la investigación. FORMULACION DEL PROYECTO Para el diseño de la propuesta de creación del Departamento de Recursos Humanos de la empresa Publitec, S.R.L., se procedió a realizar de manera detallada las tres fases planteadas en el capítulo tres, que serán los indicadores que validarán el aporte que los investigadores le harán a esta empresa, para que optimicen y aumenten el rendimiento de todo su personal, el cual constituye el eje central de todos los procesos productivos manejados por la organización. Fase l: Diagnóstico El diagnóstico se efectuó en función de los objetivos específicos que se plantearon en este trabajo, para ello se agruparon los datos obtenidos en cada una de las partes del instrumento (cuestionario) en correspondencia con cada uno de los objetivos, se analizaron los resultados en base a la totalidad de las respuestas encontradas, se distribuyeron en frecuencias absolutas y porcentuales que fueron representadas en gráficos, para su mayor interpretación con la finalidad de fundamentar esta propuesta. De igual forma, mediante la observación directa realizada por los investigadores se evidenció una serie de sucesos o eventos, que aún cuando para la gerencia de la empresa Publicidad Técnica de Lara, son hechos cotidianos; sin embargo, para los expertos en este tema, representan un grave error que a nivel de recursos humanos, afectan la productividad de la organización, igualmente perjudican su vigencia y estabilidad en el mercado global competitivos. Conclusiones del Diagnóstico • En el aspecto de manejo de los recursos humanos de la empresa, sólo una persona es quien coordina y dirige esta área, además que se debe encargar de otras funciones diferentes que pueden llegar a afectar de alguna manera su desempeño laboral. • Se percibe la ausencia informativa sobre leyes, reglamentos laborales, relacionados a la administración de personal. Además, los empleados desconocen lo beneficioso e importante que es contar con una unidad facultada que vele por sus derechos en el capital humano. • Inexistencia de controles administrativos basados en la coordinación, planificación, evaluación al personal, políticas salariales, acordes al rendimientos y por último un proceso de reclutamiento, selección e inducción, que garanticen que el personal de nuevo ingreso, es el más idóneo para ocupar el cargo que solicita. • Carencia de un control y registro estadístico que determine las causas y consecuencias originadas por las ausencia laborales, despidos, renuncias, posibles accidentes y enfermedades laborales, lo cual sirve de base para tomar las medidas preventivas y correctivas acordes a cada situación, logrando reducirlas o eliminarlas. • Ausencia de planes administrativos, lo cual origina que las tareas y funciones de los trabajadores se conviertan en actividades repetitivas. Además, al no contar con un sistema de capacitación que mediante cursos, charlas o talleres especialicen al empleado en un área en particular, traerá como resultado final una rotación constante de la masa laboral. • Se evidencia que la empresa está en condición física, para instalar un departamento de personal, debido a que es un área primordial, que debe poseer cualquier institución pública o privada, la cual la hará eficaz y competitiva en el mundo actual.  Además, se expresa que sobre la base del diagnóstico anterior, se visualiza que aún cuando la empresa tienen más de treinta años en el mercado y cuenta con una amplia cartera de clientes, su política en materia de recursos humanos, no es la más apropiadas, en las actuales circunstancias. Debido, que los nuevos paradigmas organizacionales buscan incentivar a las compañías, a que posean una unidad administrativa que se encargue del manejo del área de personal, cuya única función sea hacer cumplir todos los compromisos y acuerdos que lleven al éxito de los objetivos patronal-empleados, donde al final este departamento, no sólo sirva de intermediario entre ambas partes, sino que también sus ideas y aportes sean considerados en la toma de decisiones gerenciales. En síntesis, luego, de analizar e interpretar los datos arrojados del cuestionario y la observación directa, se puede inferir que todo el personal considera necesario la instalación del departamento de Recursos Humanos, dentro de la instalaciones de la empresa Publicidad Técnica de Lara, S.R.L., asimismo incurren en la idea, que esta organización, posee tanto la infraestructura, como factibilidad financiera, lo cual coincide, con la reflexión de los investigadores, quienes opinan que es necesario establecer la unidad a la brevedad posible. Análisis e Interpretación de los Resultados Para poder determinar que factores son los que dan origen a la necesidad de implantar un departamento de recursos humanos, se diseñó un cuestionario de veintidos (22) preguntas que corresponden a un igual número de ítemes, con los cuales se pretende profundizar y aclarar la necesidad existente. La redacción de las interrogantes, aplicadas a los empleados de la empresa Publitec, S.R.L., abarcan varios aspectos fundamentales, además, cada una es de carácter personal, es decir, la validez o no de las respuestas que aporten los entrevistados quedan a su criterio siendo estas opiniones de manera confidencial, por cuanto no se le exigió al encuestado colocar su nombre en el instrumento de recolección de datos. El análisis de cada una de las respuestas a los ítemes, se transformaron en valores porcentuales, tomando como referencia la frecuencia de respuestas, de cada persona dividido entre la población total, siendo este método el más preciso en el momento de determinar el alcance de los resultados para su posterior interpretación. FASE ll: Factibilidad Los resultados provenientes del diagnóstico situacional efectuados a la empresa Publitec, dan a entender lo viable y conveniente que es para la misma, contar con un departamento de Recursos Humanos, porque éste solventará muchos de los aspectos observados, como parte de la problemática; los cuales afectan la buena marcha de ella. Para determinar la factibilidad, en esta fase se realizaron tres estudios; el organizacional, técnico – operativo y económico, con la finalidad de estudiar si el programa a desarrollar es o no factible; a continuación se desarrollan los diversos estudios: • Factibilidad Organizacional: la aprobación y creación del departamento será asumida por la gerencia administrativa de la empresa y luego su diseño tanto a nivel teórico como estructural correrá a cargo de un equipo multidisciplinario, conformado por uno de los gerentes, un especialista en materia de recursos humanos, quien diseñará las políticas laborales a ejecutar, también una persona capacitada y con conocimientos en materia laboral, que en representación del personal sirva de enlace entre los trabajadores y la gerencia, y que además vele porque las futuras actividades que beneficien a los empleados, respetando su derechos, por último cualquier otro individuo, que alguna de las partes involucradas, consideren necesario, en cuanto a asesoría y asistencia técnica adicional, puedan aportar. • Factibilidad Técnico - Operativo: en este punto se enfocarán los siguientes aspectos: a) Ubicación del departamento: dentro del organigrama de la compañía, por no existir esta unidad, quedará a criterio de la Gerencia Administrativa, en que parte de la cadena de mando y autoridad se ubicará esta dependencia, aún cuando lo ideal sería ubicarla entre la gerencia general y los distintos jefes de departamento, por cuanto éstos últimos le reportarán su quejas, críticas, o recomendaciones en materia de personal directamente al departamento, y éste a la vez procesará esa información haciendo un informe que será llevado a la gerencia general. b) Ubicación dentro de las instalaciones de la compañía: el departamento de recursos humanos, abarcará un área de seis metros de largo por tres metros de ancho, el cual estará ubicado en el pasillo central a mano izquierda de la recepción, dentro del mismo habrá un escritorio, una computadora, con una silla ejecutiva, para el gerente, un escritorio modular para la secretaria junto a un computador, con todos sus implementos, habrán varias sillas de visitantes, para quienes acudan al departamento por cualquier motivo y por último un archivador. Además, habrá cualquier equipo o implemento relacionados al mobiliario de oficina, así como libros y revistas especializadas en el tema de recursos humanos. Adicionalmente, a lo anterior se contempla crear los cargos de analista de personal en sus categorías I y II, quienes llevarán a cabo las distintas funciones y actividades que le sean asignadas por el gerente de recursos humanos, bajo la aprobación de la gerencia (quien decidirá o no, si se trabajará con uno o ambos analistas a la vez), este personal contará con sus propios implementos de trabajo como escritorios, computadoras, archivadores y demás material necesario, todo ello ubicado dentro del mismo departamento. Las funciones y deberes de éstos cargos están contemplados dentro de la propuesta final de este estudio c) En el aspecto financiero, se estima que este departamento manejará la totalidad de la nómina y de los gastos vinculados al área de recursos humanos, desglosándose esta información de la siguiente forma: 1) Nómina: esta será calculada por el departamento de administración, cuyo monto no fue revelado por razones de seguridad. 2) Cursos de capacitación: el departamento coordinará con el INCE, Universidades, o con cualquier organismo especializado en recursos humanos, todo lo referente a talleres, charlas, conferencias, cursos de motivación y mejoramiento de personal, entre otros, siendo el monto de los mismos acordados entre las partes involucradas, cuyos costos oscilan según investigaciones previas e independientes entre cuatrocientos mil (400.000,00) y un millón doscientos mil (1.200.000,00) bolívares; según la importancia y duración de los mismo. El dinero para financiar estas operaciones deben ser previamente aprobados por el departamento de administración. Cualquier otro sistema o método de instrucción al personal o gastos eventuales no previstos en el presupuesto o partida asignado al departamento de recursos humanos, será financiado por cualquier cuenta, partida contable que no haya sido utilizada, sólo que si esto no se cumple los costos se asumirán del presupuesto siguiente, según la premura y necesidad del caso. 3) Necesidad de recursos humanos: se estima que para comenzar operaciones, el departamento de recursos humanos contará con una nómina propia de cinco personas, desglosada de la siguiente forma: Distribución del Personal de Recursos Humanos Descripción del Cargo Números de Cargos Gerente de R.R.H.H. 1 Secretaria Ejecutiva 1 Analista de Personal I 1 Analista de Personal II 1 Asistente Administrativo 1 Total 5 Cada uno de los cargos anteriores, contarán con una nómina propia y una escala salarial, basadas según los años de experiencia y nivel de estudio, otorgándole preferencia a quienes poseen una mayor preparación en cualquiera de los puestos de trabajos anteriores. Conjuntamente, se espera incentivar al personal de este departamento, a la búsqueda de especializaciones vinculados al área de personal, debido que las mismas se les retribuirán en mejores compensaciones, estabilidad laboral, calidad de servicio. Finalmente, el tabulador salarial para cada cargo, será previamente acordado entre la gerencia general y el departamento de administración, basándose en la legislación venezolana, como lo es la Ley Orgánica del Trabajo, su reglamento; conjuntamente considerando el promedio salarial que tienen estos puestos en comparación con otras empresas del mismo ramo. • Factibilidad Económica: para que el departamento de recursos humanos funcione, es necesario analizar este aspecto. A continuación visualizará un cuadro, donde se plasmaron los costos mínimos del mobiliario a utilizar. Los precios del mismo vienen dados con una cantidad promedio que representan su valor en el mercado, quedando de parte de la compañía, buscar otras cotizaciones, sobre los mismos, estos son: Evaluación económica, Recursos materiales y Mobiliario Descripción Cantidad Precio Unitario (Bs.) Total (Bs.) Escritorios 4 350.000,00 1.400.000,00 Sillas ejecutivas 1 300.000,00 300.000,00 Sillas secretariales 4 250.000,00 1.000.000,00 Sillas de visitantes 4 200.000,00 800.000,00 Computadoras 4 2.500.000,00 10.000.000,00 Carpetas Tamaño carta 40 2.000,00 80.000,00 Block de Notas 5 5.000,00 25.000,00 Lápiz de Grafito 10 600,00 6.000,00 Lapiceros 10 2.000,00 20.000,00 Borradores 05 600,00 3.000,00 Papel para impresora 10 10.000,00 100.000,00 Diskette 10 1.000,00 10.000,00 Cd 30 1.000,00 30.000,00 TOTAL Bs.13.774.000,00 Fuente: Mendoza, Mendoza y Romero (2005). Cuando sea necesario este departamento, realizará un presupuesto referente a los gastos de cualquier taller, curso o inversión que se haga en un trabajador, para su mejoramiento personal y profesional, el cual podrá estructurarse de la siguiente manera: Evaluación Económica. Total de Costos y Gastos Descripción Monto (Bs.) Refrigerio ( se estimará una cantidad para adquirir cualquier bebida o alimento, con el fin que sirva de sustento, durante la jornada) 250.000,00 Facilitador (en esta partida se detallará el pago correspondiente al curso o actividad realizada, el cual le será entregado al facilitador o al organismo que represente) 2.000.000,00 Materiales y otros (esta partida se destacará el dinero que será empleado en materiales de apoyo, certificados, recomendaciones y premios, por concepto de asistencia a estas actividades). 200.000,00 Total (aquí se suman los valores detallados anteriormente cuyo monto total, será enviado al departamento de administración, para su aprobación). 2.450.000,00 Fuente: Mendoza, Mendoza y Romero (2005). Todos los aspectos anteriores tratados en la factibilidad, en sus diferentes áreas señalan que no es difícil ni complicado, dada las características propias de la empresa, el instalar un departamento de recursos humanos, según las premisas planteadas a lo largo de esta fase. Además, quedará a criterio de la empresa eliminar o ampliar, alguno de los elementos anteriores a su criterio y conveniencia, por cuanto esta organización será quien se beneficie, con todo lo expuesto y recomendado en relación a la viabilidad de la presente propuesta. Conclusiones del Estudio Económico La implantación de un departamento de recursos humanos, abarca toda una serie de elementos, detalles y especificaciones, que deben ser cumplidas de una forma exacta y metódica, por cuanto los recursos físicos y financieros, de una organización, deben ser utilizados de forma racional, porque de lo contrario se originaría una pérdida que pondría en riesgo la continuidad productiva de toda esa institución. En este sentido, en la empresa Publitec, se determinó que: • Están dadas las condiciones económicas, por cuanto la gran cartera de clientes, que posee la empresa, origina un amplio nivel de ingresos, capaz de asimilar el costo de la inversión, además, un correcto uso de los fondos a invertir, permitirán su rápida recuperación, sin que ello afecte la buena marcha de la empresa. • Bajo la supervisión del departamento de administración, el manejo de los recursos económicos, deben contar con el aval de la gerencia general; todo ello garantiza el compromiso existente entre la empresa y su futuro departamento. • Todos los bienes que serán asignados al departamento de recursos humanos, aumentarán el valor financiero de la organización, porque la ubicarían entre las compañías más competitivas y modernas del país, aunado, a que los especialistas en esta rama, consideran que un departamento de este nivel, realza de forma cualitativa y cuantitativa, facilitando el obtener créditos o conseguir futuros inversionistas. • Los beneficios económicos que acarreará este departamento, se traducen en mejores condiciones de trabajo, equidad, agilidad en todo lo referente a recursos humanos y un aumento gradual, significativo en el rendimiento del personal, su productividad y eficiencia, además, las actividades compensarán los costos con mejores servicios, logrando establecer y plantear metas cada vez más ambiciosos. • Finalmente, la factibilidad del proyecto se hace evidente al observar los resultados obtenidos en el estudio económico, debido, que el monto total de los costos y gastos es de trece millones, setecientos setenta y cuatro mil bolívares (13.774.000,00), por lo que es evidente que la empresa Publicidad Técnica de Lara, S.R.L. puede instalar un departamento de recursos humanos. Asimismo, la creación del departamento se considerará una inversión beneficiosa, aunque quedará en manos de la gerencia general de la compañía, aprovechar o rechazar esta oferta, debido que son ellos, quienes deciden y disponen de los medios, para ejecutar el presente estudio. CAPITULO V Fase lll La Propuesta Creación del Departamento de Recursos Humanos, en la empresa Publicidad Técnica de Lara, S.R.L., Barquisimeto. Presentación La administración de recursos humanos tiene como finalidad interpretar los objetivos propuestos por cualquier organización y transformarlos en una acción organizada, entonces el rol del gerente de personal, es poder interpretar los objetivos propuestos por una organización para finalmente cumplirlos. Es por ello, que luego de realizar el diagnóstico y considerando los resultados obtenidos del instrumento que fue aplicado a las personas que conformaron los sujetos de estudio, para esta investigación, surge la necesidad de diseñar la Propuesta sobre la creación del Departamento de Recursos Humanos, infiriéndose que la organización debe crear esta gerencia a fin de optimizar el recurso humano, con sus respectivos fundamentos o lineamientos teóricos, cargos y normativas, para así lograr mayor eficiencia, traducida en un aumento de la productividad. Además, la gerencia de personal, es un sistema de muchas actividades que se realizan interdependientes y no en forma aisladas, las tareas de ésta deben estar conectadas, es por ello que una decisión inadecuada respecto a las necesidades, normas y beneficios de recursos humanos, acarreará problemas en lo ateniente al reclutamiento, inducción, selección, evaluación, cumplimiento de las leyes, relaciones entre el sindicato, la dirección y remuneraciones. Fundamentación La presente propuesta, ha sido diseñada con el fin de optimizar los procesos administrativos en el nuevo departamento de Recursos Humanos, de la empresa Publitec, S.R.L., el mismo tendrá como principal objetivo dar a conocer paso a paso las estrategias a seguir para realizar con efectividad las primordiales tareas que debe ejecutar la unidad, así como también las normativas generales del Departamento. La misma es de suma importancia, porque servirán de instrumento de comunicación, guía y orientará a cada individuo en la realización de las funciones, unificando todos los trámites como también minimizando la multiplicidad de las tareas. Igualmente, la misma estará basada en los diferentes enfoques que sobre el tema han publicado, grandes autores como lo son Chiavenato, Whether, Dessler, Shulden, Reyes, Arias, entre otros, los cuales consideran que la gestión de recursos humanos y sus subsistemas conducen a la competitividad y permanencia en el mercado industrial. Además, esta propuesta se fundamenta en investigaciones, tesis y estudios relacionados al área de personal. Propósito de la Propuesta Este estudio, se realizó con la intención de proporcionarle a la empresa Publitec, S.R.L., una herramienta útil en material laboral, que le será de gran provecho. Además, que al crear el departamento de recursos humanos, existirá un personal altamente identificado con los valores institucionales, los cuales serán adiestrados, evaluados, ascendidos y recibirán una remuneración equitativa, acorde a su funciones y grado de instrucción. Igualmente, contarán por medio de esta unidad con niveles de seguridad industrial, los mismos le garantizarán bajo riesgos en sus funciones diarias; asimismo, se le suministrarán los conocimientos necesarios en cuanto al puesto, funciones, deberes, derechos y responsabilidades, lo que ocasionará un alto índice de eficiencia y estabilidad en sus sitios de trabajo Justificación de la Propuesta El presente trabajo de investigación, será conveniente porque ayudará en cierta medida a aumentar la productividad de la organización, a su vez, generará empleos directos e indirectos. Además, que realizando este estudio, la empresa tendrá en sus manos una herramienta valiosa que le ayudará a dar fiel cumplimiento a las disposiciones legales, que en materia laboral están establecidas en la legislación venezolana. También, se justifica porque le proporcionará a la empresa Publitec, las técnicas necesarias en cuanto al manejo del personal, orientadas en la calidad del servicio que prestan, buscando lograr las metas de la organización. En este mismo orden de ideas, también, se argumenta debido a que la misma corresponde a un análisis exhaustivo, real, extraído a través de la observación directa y un cuestionario, lo cual permitió, conocer las necesidades existentes dentro de la compañía, considerando lo antes expuesto, se sugirió crear la unidad de recursos humanos, reflexionando y adecuándola a las características propias de ésta. Asimismo, la empresa al seleccionar, reclutar, adiestrar, evaluar al personal adecuadamente y constantemente, el mismo se mantendrá motivado, aumentará su rendimiento, se encontrarán más satisfechos y en conjunto se lograrán las metas a corto plazo. También, el trabajo será más cómodo, porque cada empleado conocerá sus tareas, responsabilidades y será considerado como un integrante digno que debe participar e integrarse de una u otra forma en la toma de decisiones en beneficio de la institución. Localización de la Propuesta Macrolocalización: El Departamento de Recursos Humanos, se establecerá en la empresa Publicidad Técnica de Lara, S.R.L., ubicada, Barquisimeto, estado, Lara. Microlocalización: El diseño de la propuesta será para crear el departamento de personal, dentro de las instalaciones de la empresa Publitec, ubicada en la calle 26 entre carreras 18 y 19, edificio 26, primer piso, oficina principal 1B . Infraestructura La empresa Publitec, S.R.L., es apta para desarrollar el proyecto propuesto, debido a que posee una infraestructura óptima, y a su vez, cuenta con salones amplios y cómodos totalmente aptos para implantar el departamento de recursos humanos. Estructura Organizativa En esta sección, para la instalación del departamento de recursos humanos se presenta la estructura a nivel de las distintas áreas que conforman la empresa. La unidad de Personal tendrá como finalidad proporcionar los servicios a nuestros clientes en las áreas de: reclutamiento, inducción, selección, diseño de carrera, elaboración de nómina, aspectos legales laborales, elaboración y ejecución de talleres, entre otros. Desarrollo de la Propuesta Objetivos de la Propuesta Ofrecer a la masa laboral de la empresa Publicidad Técnica de Lara, las herramientas necesarias en materia de administración del Departamento de Recursos Humanos, que deben conocer todas las empresas, con la finalidad de permitirle a la organización contar con un instrumento fundamental que se encargue de reclutar, seleccionar, inducir, capacitar, clasificar, evaluar y mantener en la empresa al factor humano más eficaz, el cual se identifique con sus objetivos y metas, lo cual acarreará grandes beneficios, optimizará la calidad y la producción del recurso humano que allí labora. Entidad Responsable • Presidente • Vice-Presidente • Gerencia Operativa • Unidad de Recursos Humanos Deberes de la Gerencia de Recursos Humanos • Organizar un banco de datos sobre recursos humanos, con el cual la gerencia de personal estará en condiciones de reclutar, seleccionar, inducir, evaluar a los empleados en función a: • Datos sobre cada empleo. • Necesidades futuras del recursos humano de la organización. • Orientar a los nuevos empleados con respecto a las normas y procedimientos de la organización. • Atender lo relacionado a mejorar la motivación y satisfacción de los empleados. Además, abordar su papel en forma proactiva • Prever relaciones armónicas entre los trabajadores y la alta gerencia. • Efectuar periódicamente autoevaluaciones de la gerencia de modo de conocer los éxitos y fracasos de la misma. • Construir un sistema de información sobre recursos humanos de la organización y actualizarlo constantemente. • Supervisar y velar por el rendimiento y bienestar de cada trabajador. • Evaluarse con relación a su contribución con la organización • Aumentar su contribución en foros de los empleados, gerentes y la organización anticipándose a los futuros desafíos. • Cumplir con sus finalidades mediante la obtención, desarrollo, aprovechamiento, evaluación, mantenimiento y retención de un grupo de trabajadores eficiente. Políticas Generales de la Gerencia de Recursos Humanos Las políticas del departamento de recursos humanos deben involucrar lo que la organización, pretende sobre los siguientes aspectos principales: 1. Política de provisión de Recursos Humanos: a. Dónde reclutar, en qué condiciones y cómo recoger los recursos necesarios para la organización. b. Dónde reclutar, en qué condiciones y cómo recoger los recursos necesarios para la organización. c. Criterios de selección de recursos humanos y patrones de calidad para admisión, en cuanto a las aptitudes físicas e intelectuales, experiencia y potencial de desarrollo, teniendo en cuenta el universo de cargos dentro de la organización. d. Como integrar a los nuevos participantes al ambiente interno de la organización, con rapidez y con suavidad. 2. Políticas de aplicación de Recursos Humanos: a. Como determinar los requisitos básicos de fuerza de trabajo, para el desempeño de tareas y atribuciones del universo de cargos de la organización. b. Criterios de planeación, colocación y movimiento interno de recursos humanos, considerando la posición inicial y el plan de carreras, definiendo las alternativas de oportunidades futuras posibles dentro de la organización. c. Los criterios de evaluación de la calidad y la adecuación de recursos humanos mediante la evaluación del desempeño. 3. Políticas de mantenimiento de Recursos Humanos: a. Criterios de remuneración directa de los participantes, teniendo en cuenta la evaluación del cargo y los salarios en el mercado de trabajo, así como la posición de la organización frente a esas dos variables. b. Criterios de remuneración indirecta de los participantes, teniendo en cuenta los programas de beneficios sociales más adecuados a la diversidad de necesidades existentes en el universo de cargos de la organización frente a las prácticas del mercado de trabajo. c. Como mantener una fuerza de trabajo motivada, de moral elevada, participativa y productiva dentro de la organización. d. Criterios relativos a las condiciones físicas ambientales de higiene y seguridad que rodean el desempeño de las tareas y atribuciones del universo de cargos de la organización. 4. Políticas de desarrollo de Recursos Humanos: a. Criterios de diagnóstico y programación de preparación y reciclaje constante de la fuerza de trabajo, para el desempeño de sus tareas y atribuciones dentro de la organización. b. Criterios de desarrollo de recursos humanos a medio y a largo plazo, con miras a la continúa realización del potencial humano en posiciones gradualmente elevadas dentro de la organización. c. Creación y desarrollo de condiciones capaces de garantizar la salud y la excelencia organizacionales, mediante el cambio de comportamiento de los participantes. 5. Políticas de control de los Recursos Humanos: a. Como mantener un banco de datos capaz de proporcionar los elementos necesarios para los análisis cuantitativos y cualitativos de la fuerza de trabajo disponible en la organización. b. Criterios para auditorias permanentes de la aplicación y adecuación de políticas y de procedimientos relacionados con el capital humano de la empresa. Planeación del Departamento de Recursos Humanos La Planificación del Departamento de Recursos Humanos, de la empresa Publitec, servirá para que la misma obtenga mayor eficiencia, estime las necesidades futuras de la organización, además para valuar la oferta de recursos humanos, predecir necesidades específicas a corto, largo plazo y finalmente para hacer auditorias a los empleados actuales. Igualmente, la misma debe regirse por los siguientes parámetros esenciales: • Auditoria de las Actividades de los Recursos Humanos: Este proceso viene a ser la investigación y valoración del desempeño, de todos los empleados en una época específica. La información acumulada sirve de base, para la planificación, pero este tipo de operaciones son estudios aislados que muchas veces no siguen un patrón definido. • Presupuesto de los Recursos Humanos: Son las cantidades empleadas para las diferentes actividades de Recursos Humanos de una compañía. Son las diferentes partidas enviadas, por el departamento de administración o contabilidad, para eventos como planes de Adiestramientos, Asesorías, auditorias en personal, entre otras. • Proporciones de Actividad, Costo y Personal de Base: Es un método en el cual Publitec, puede combinar la Auditoria y el Presupuesto de Recursos Humanos, para poder realizar una planificación acorde, no solo con los objetivos de la empresa en materia de personal, sino también de cómo controlar gastos efectuados y utilizar los resultados obtenidos, para aumentar o reducir el dinero enviado a Recursos Humanos. • Contabilidad de Recursos Humanos: Todos los gastos relacionados a las actividades del personal, deben llevarse de manera contable como valor del activo de la gente. • Rendimiento de la Inversión de los Recursos Humanos: La empresa puede llegar a conocer el éxito o fracaso de su inversión, en materia de Recursos Humanos, mediante la aplicación de algunos cálculos contables que le señalen la ganancia o pérdida, obtenida durante el año. • Percepciones y Opiniones del Cliente: Esta política señala que los empleados y las opiniones que estos emitan son importantes para la Planificación Estratégica, esto se une a las opiniones de los altos Ejecutivos de Personal, Directores de Operación, Supervisores y Sindicatos, siguiendo la premisa según la cual la eficacia del Departamento de personal y sus decisiones, depende en gran parte de lo que diga, las diferentes partes que conforman dicho departamento. Descripción de Cargos Funciones del Departamento de Personal • Llevar un control del personal, de manera tal que permita conocer sus datos personales, académicos, entre otros. • Mantener ordenadamente las carpetas que contendrá la información sobre la solicitud de empleo, fichas de personal, credenciales y demás documentos que forman el expediente de los trabajadores. • Registrar y controlar las vacaciones, permisos, amonestaciones, solicitudes de ingreso, renuncias, destituciones, fallecimientos, transferencias, inasistencias injustificadas, prima por hijos, exámenes médicos ordenados y otros controles que constituyen la información estadística mensual que será enviada a las autoridades superiores del hospital. • Elaborar mensualmente un registro sobre las suplencias del personal fijo. • Cumplir otras funciones que no estén contempladas en el reglamento de la institución y que le sean atribuibles. Análisis Específicos del puesto 1. Gerente de Recursos Humanos • Área: Departamento de Recursos Humanos • Título del Cargo: Gerente Recursos Humanos • Código: .GRRHH.01 • Descripción General: Responsable de la administración de los Subsistemas de Recursos Humanos de la organización, buscando procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continúo. Trabajará directamente con la Gerencia General y niveles directivos de la organización. • Tareas Principales: • Controlar las políticas a seguir organizativamente, respecto a los Recursos Humanos de la organización. • Responsable de planificar, organizar y verificar eficiencia en los subsistemas de recursos humanos de la empresa. • Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados. • Tareas Secundarias: • Mantener un clima laboral adecuado, velando por el bienestar de las relaciones empleado - empresa. • Interceder por la buena marcha en contratos laborales entre empleados y empresa • Dirigir el sistema de carrera administrativa en la organización • Tareas Ocasionales: • Inspeccionar normas de higiene y seguridad laboral. • Mediar en conflictos entre empleados • Requisitos: • Título: Psicólogo Industrial, Administrador de Empresas o carreras afines. • Experiencia mínima 4 años en áreas similares. • Amplio conocimiento de leyes laborales. • Alta capacidad de relacionarse con los diversos niveles de R.R.H.H. de la empresa; don de mando y liderazgo participativo; Fluidez verbal; Adaptabilidad a distintas situaciones laborales; Alto grado de responsabilidad; Personalidad equilibrada. • Contactos; Exigente discreción sobre el manejo de los distintos aspectos empleados - empresa. • Condiciones de ambiente normales de escritorio, trabajo para distintos niveles de exigencia y mucha discreción. • Supervisión Recibida: realizada por el Gerente General. 2. Secretaria Ejecutiva • Área: Departamento de Recursos Humanos • Título del Cargo: Secretaria Ejecutiva • Código: ADRRHH.02 • Descripción General: Redactar, programar reuniones, presentar visitas y mantener archivos de la Gerencia de Recursos Humanos de la organización • Tareas Principales: • Recibir, clasificar y distribuir correspondencia, relaciones e impresiones anotando su devolución y archivarlo • Redactar correspondencia y textos • Devolver textos y asuntos básicos recibidos, para fines de correspondencia y recopilación de relaciones. • Tareas Secundarias: • Contestar el teléfono • Revisar correo electrónico y contestarlo • Enviar correspondencia a través del mensajero • Organizar y mantener archivos de documentos y cartas generalmente confidenciales, agenda y registros, determinando su localización, cuando sea necesario. • Prevenir oportunamente necesidades básicas del componente como: material de escritorio, servicios generales, facilidades, requisitos, pedidos, atendiendo a actuar en cargos menores que constituyen detalles de la tarea del superior realizando sugerencia y ayudándole. • Enviar fax • Tareas Ocasionales: • Acompañar a su superior en reuniones • Requisitos: • Instrucción de segundo grado; secretariado o su equivalente • 2 años de experiencia en cargos similares • Personalidad atrayente y cortes; carácter muy discreto y responsable, buena Redacción y ortografía, destreza manual, fluidez verbal, memoria asociativa de nombres, datos y fisonomías, capacidad de síntesis y análisis • Alta capacidad de interrelaciones personales, excelente raciocinio abstracto noción del tiempo y capacidad para prevenir • Responsabilidades: • Contactos: Exigente acentuada con asuntos confidenciales y tacto para obtener cooperación; trabajo donde la frecuencia exigida de contactos es muy alta • Economía: Restringida; trabajo que exige conservación de datos, generalmente verificable • Condiciones de ambiente: normales de escritorio; trabajo generalmente en salas colectivas • Supervisión Recibida: tareas variadas en sus detalles y patrocinadas en su esencia; solución de pequeños problemas; exigen amplio margen de acción independiente e iniciativa propia supervisión directa del Gerente de Recursos Humanos. 3. Analista de Personal I • Área: Departamento de Recursos Humanos • Título del Cargo: Analista de Personal I • Código: APRRHH.03 • Descripción General: responsable de los procesos administrativos relacionados a los Subsistemas de Recursos Humanos de la organización, buscando procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continuo. Trabajará directamente con la Gerente de recursos humanos, supervisores y todo el personal de la organización. • Tareas Principales: • Ejecutar las políticas a seguir como lo son organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas a los Recursos Humanos de la organización. • Responsable de ejecutar y realizar una correcta labor, de Recurso Humanos de la empresa. • Recopila y clasifica información respecto al personal (pagos, vacaciones, sobre tiempo, otros); asiste al Analista II en la realización de alguna fase del desarrollo de programas sobre la planificación personal, presupuestaria, organización y sistema. • Ejecutar, diseñar programas de capacitación, inducción, evaluación, capacitación, clasificación salarial y entrenamiento para los empleados. • Realizar contratos laborales entre empleados y empresa • Realizar la nómina de pago de los beneficios compensatorios, del personal. • Velar por el bienestar de las relaciones empleado - empresa. • Diseñar el sistema de carrera administrativa en la organización. • Mediar en conflictos entre empleados • Tareas Secundarias: • Atender solicitudes de cotizaciones. • Tareas Ocasionales: • Inspeccionar normas de higiene y seguridad laboral. • Requisitos: • Título: Licenciado en Relaciones Industriales, Recursos Humanos, o carreras afines. • Experiencia mínima 2 años en áreas similares. • Amplio conocimiento de leyes laborales. • Alta capacidad de relacionarse con los diversos niveles de Recurso Humanos, de la empresa; don de mando y liderazgo participativo; Fluidez verbal; Adaptabilidad a distintas situaciones laborales; Alto grado de responsabilidad; Personalidad equilibrada. • Contactos; Exigente discreción sobre el manejo de los distintos aspectos empleados - empresa. • Condiciones de ambiente normales de escritorio, trabajo para distintos niveles de exigencia y mucha discreción. • Supervisión Recibida: realizada por la Analista de Personal II. 4. Analista de Personal II • Área: Departamento de Recursos Humanos • Título del Cargo: Analista de Personal II • Código: APRRHH.04 • Descripción General: responsable directo de los procesos administrativos relacionados a los Subsistemas de Recursos Humanos de la organización, buscando procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continuo. Trabajará directamente con la Gerencia de recursos humanos, supervisores y todo el personal de la organización • Tareas Principales: • Realizar las políticas a seguir como lo son organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas a los Recursos Humanos de la organización. • Responsable de ejecutar y realizar una correcta labor, de Recurso Humanos de la empresa. • Lleva el control de toda la información basada en las nóminas del personal de la institución, además es quien realiza los cálculos para determinar las deducciones que se realizarán al sueldo básico de cada miembro del personal. • Ejecutar, diseñar programas de capacitación, inducción, evaluación, capacitación, clasificación salarial y entrenamiento para los empleados. • Realizar contratos laborales entre empleados y empresa. • Encargada del registro y control de personal, entrada, salida, vacaciones, libros de horas extraordinarias. • Representante ante la Inspectoría del trabajo, cuando sea requerido, por el Gerente del Departamento. • Realizar y verificar la correcta elaboración de la nómina de pago, de los beneficios compensatorios, del personal. • Velar por el bienestar de las relaciones empleado - empresa. • Diseñar el sistema de carrera administrativa en la organización. • Mediar en conflictos entre empleados • Tareas Secundarias: • Atender solicitudes de cotizaciones. • Tareas Ocasionales: • Inspeccionar normas de higiene y seguridad laboral. • Requisitos: • Título: Licenciado en Relaciones Industriales, Recursos Humanos, o carreras afines. • Experiencia mínima 3 años en áreas similares. • Amplio conocimiento de leyes laborales. • Alta capacidad de relacionarse con los diversos niveles de Recurso Humanos, de la empresa; don de mando y liderazgo participativo; Fluidez verbal; Adaptabilidad a distintas situaciones laborales; Alto grado de responsabilidad; Personalidad equilibrada. • Contactos; Exigente discreción sobre el manejo de los distintos aspectos empleados - empresa. • Condiciones de ambiente normales de escritorio, trabajo para distintos niveles de exigencia y mucha discreción • Supervisión Recibida: realizada por el Gerente del Departamento de Recursos Humanos. 5. Asistente Administrativo • Área: Departamento de Recursos Humanos • Título del Cargo: Asistente Administrativo • Código: ADRRHH.05 • Descripción General: redactar, programar reuniones, presentar visitas y mantener archivos de la Gerencia de Recursos Humanos de la organización, además recibe, atiende visitantes y público en general. • Tareas Principales: • Recibir, clasificar y distribuir correspondencia, relaciones e impresiones anotando su devolución y archivarlo. • Se encarga de transcribir los contratos de trabajos, amonestaciones, cartas de felicitaciones y demás correspondencia o certificados, referentes a esta unidad. • Lleva control de la agenda del departamento y hace pedidos de útiles de oficina, llena el control de los mismos. • Redactar correspondencia y textos • Devolver textos y asuntos básicos recibidos, para fines de correspondencia y recopilación de relaciones. • Encargada de llevar las anotaciones, referentes al personal de vacaciones. • Lleva el control del ingreso del personal al seguro social obligatorio. • Se encarga de solicitar cotizaciones sobre cursos, talleres, otros. • Encargada de verificar telefónicamente las referencias laborales del personal nuevo ingreso y de llenar el formato correspondiente. • Revisar correo electrónico y contestarlo. • Enviar correspondencia a través del mensajero. • Organizar y mantener archivos de documentos, expedientes y cartas generalmente confidenciales , agenda y registros, determinando su localización, cuando sea necesario • Prevenir oportunamente necesidades básicas del componente como: material de escritorio, servicios generales, facilidades, requisitos, pedidos, atendiendo a actuar en cargos menores que constituyen detalles de la tarea del superior realizando sugerencia y ayudándole. • Tareas Secundarias: • Contestar el teléfono • Enviar fax • Tareas Ocasionales: • Acompañar a su superior en reuniones. • Entregar las solicitudes de empleo. • Requisitos: • Técnico Superior Universitario en administración, mención recursos humanos o carrera afín. • 2 años de experiencia en cargos similares • Personalidad atrayente y cortes; carácter muy discreto y responsable, fluidez verbal, memoria asociativa de nombres, datos y fisonomías, capacidad de síntesis y análisis • Alta capacidad de interrelaciones personales, excelente raciocinio abstracto noción del tiempo y capacidad para prevenir • Responsabilidades: • Contactos: Exigente acentuada con asuntos confidenciales y tacto para obtener cooperación; trabajo donde la frecuencia exigida de contactos es muy alta • Economía: Restringida; trabajo que exige conservación de datos, generalmente verificable • Condiciones de ambiente: normales de escritorio; trabajo generalmente en salas colectivas • Supervisión Recibida: tareas variadas en sus detalles y patrocinadas en su esencia; solución de problemas; exigen amplio margen de acción independiente e iniciativa propia supervisión directa del Analista de Personal I y II. Políticas Específicas del Departamento de Recursos Humanos El departamento de recursos humanos, debe elaborar políticas de reclutamiento y selección de personal, para así, obtener un capital humano calificado e idóneo en este aspecto, de allí se proponen: • Políticas de reclutamiento y Selección: para realizar las políticas, la empresa Publitec, debe conocer que este proceso depende primeramente del análisis de empleo, de los planes de recursos humanos y candidatos, de las evaluaciones del aspirante, por último de las pruebas que aplique (entrevistas candidatos, test psicoténicos). Además, saber que el reclutamiento de personal, es un proceso de encontrar candidatos capaces, para cubrir algunas vacantes de un puesto de trabajo. Políticas de Reclutamiento a) El reclutamiento del personal, se realizará dentro de la organización, de no encontrar el personal adecuado, se utilizarán las fuentes externas. b) La función del reclutamiento del personal, estará a cargo del departamento de recursos humanos, de igual forma se encargará e indicará la mejor forma de inducir al nuevo empleado. c) Para solicitar a un nuevo trabajador, cada departamento deberá llenar una hoja de requisición de personal. d) Para el reclutamiento de personal, se exigirá un nivel académico mínimo. e) Se debe analizar detalladamente, el perfil del puesto vacante, para buscar el candidato adecuado. Normas de Reclutamiento de Personal a. Llenado de la requisición: el jefe del departamento donde se necesite un nuevo trabajador, deberá llenar una requisición de personal, con tiempo y especificación clara de los que se requiere, entregarla al departamento de recursos humanos. b. Análisis del Puesto: este análisis comprende la especificación del puesto, es decir, señala los requisitos que exige el puesto; para verificar si el solicitante realmente los reúne. c. Verificación de la fuente: (a) interna, se le dará prioridad a los empleados de la empresa, que reúnan los requisitos exigidos por el puesto vacante; (b) externa, cuando no se encuentren candidatos que cumplan con los requisitos exigidos por el puesto vacante, la empresa tratará de ocuparlo con personas externas, que son atraídos por las técnicas de reclutamiento aplicadas. Estas fuentes pueden ser: • Consultas a los archivos de los candidatos que se presentaron espontáneamente. • Avisos de prensa. • Agencias de empleo. • Universidades o institutos tecnológicos. • Colegios profesionales. • Otras empresas que actúan en el mismo mercado. Políticas de Selección a) A todo solicitante se le dará oportunidad de llenar una hoja de solicitud de empleo. b) Se admitirán las personas que además de llenar los requisitos básicos del cargo vacante, satisfagan los patrones de salud, preestablecidos sin antecedentes que puedan afectar a la empresa. c) A los candidatos se les aplicarán pruebas psicológicas y de capacidad, que se acuerden en la empresa. d) El candidato admitido deberá firmar un contrato con la empresa. e) Al nuevo trabajador, se le dará una inducción general, de las operaciones de la empresa. f) Todo empleado estará sujeto, a una evaluación continua. Normas de Selección de Personal a) Llenado de la hoja de solicitud: los candidatos previamente reclutados deberán llenar la hoja de solicitud de empleo, que debe contener lo que la empresa requiere saber del solicitante, es decir: 1) Aspecto general del solicitante: nombres, apellidos, domicilio, estado civil, otros. 2) Estructura familiar: nombres, edades y ocupaciones de los padres, esposa e hijos, del solicitante. 3) Antecedentes de trabajo: empresas en donde ha trabajado, puesto que ocupó y tiempo que estuvo laborando. 4) Estudios: primaria, secundaria, bachillerato, superior, idiomas que habla, lee o escribe. b) Entrevistas Preliminares: en esta fase el candidato sólo será entrevistado por las personas encargadas de hacer la selección. c) Entrevistas Dirigidas: el entrevistador realizará preguntas que cubran distintas áreas de la vida del solicitantes, que estén relacionadas con el empleo, como por ejemplo: ¿ Qué motivo al solicitante, ir a la empresa?, ¿qué espera encontrar en su trabajo?, ¿Qué trabajo le gustaría desempeñar?, entre otras. d) Verificación de Antecedentes: se deberá verificar la información suministrada por los candidatos sobre trabajos anteriores, cargos desempeñados, tiempo de servicio y motivo del retiro, de igual forma verificarla trayectoria familiar y los estudios realizados. e) Pruebas Psicotécnicas: a los candidato se les aplicarán pruebas psicológicas que se acuerden en la empresa, dependiendo del grado de dificultada que tenga el cargo. f) Pruebas de Conocimientos: estas pruebas se les aplicarán a los candidatos, para determinar si realmente están preparados, para desempeñar el cargo dentro de la empresa. g) Selección prelimar y final: una vez que haya sido obtenida la información sobre los solicitantes, de varias fuentes que han sido descritas, el departamento de recursos humanos, hace la selección preliminar de los candidatos que parezcan ser más prometedores y los envía al departamento requisitos, para la selección final. h) Examen Médico: este examen se aplicará para: 1. Conocer si el candidato padece de enfermedades. 2. Asegurarse que la aptitud del solicitante, para el puesto de trabajo en la empresa. 3. Buscar sino tiene el trabajador algún defecto, que lo predisponga a sufrir accidentes de trabajo. 4. Investigar su estado general de salud i) Contratación: una vez que se ha decidido la aceptación de un candidato y el puesto al que deberá desempeñar, se procede a realizar la firma del contrato Proceso de Reclutamiento y Selección de Personal para la organización a) El departamento solicitante llena la requisición de personal especificando las calificaciones de los candidatos necesarios a determinados puestos vacantes y las envía al departamento de recursos humanos. b) El departamento de recursos humanos, localiza fuentes de candidatos calificados, utilizando las técnicas de reclutamiento, como anuncio, agencias de empleados, otras. c) El departamento de recursos humanos recibe los candidatos, conduce las entrevistas y pruebas necesarias aplicando técnicas de selección, en donde se comparan las características de los candidatos con los requisitos exigidos por el cargo. Recomienda a los mejores candidatos, para el cargo vacante al departamento solicitante, éste se encargará de realizar también una entrevista y seleccionar los candidatos presentados por el departamento de personal, para luego decidir cual deberá ser admitido. d) El departamento de recursos humanos se encargará de aplicar los programas de inducción al nuevo empelado, explicando los planes, beneficios, seguridad, entre otros aspectos, que ofrece la empresa y realiza la firma del contrato. e) El departamento solicitante, explica al nuevo empleado todos los detalles específicos relacionados con el trabajo, que va a ejecutar dentro de la empresa. Igualmente, se encargará de evaluar continuamente el desempeño del trabajador y decide sobre la permanencia del empelado dentro de la organización. Procedimiento General para el Reclutamiento y Selección de Personal Objetivo: Coordinar los planes de ingreso y bienestar social del personal Cargos que intervienen: • Analista I. • Analista II • Gerente de Personal. Descripción del Procedimiento: 1. Se inicia el procedimiento cuando el analista I y II, elaboran la convocatoria a participar los aspirantes al proceso, por medio de avisos publicitarios, con ocho días de anticipación a su aplicación. 2. Presenta ante el Gerente de Personal el modelo de convocatoria para su aprobación. Este se encarga de revisar el modelo 3. Si existe diferencia devuelve la convocatoria al paso uno de este procedimiento 4. De no existir diferencias, procede a enviar la convocatoria al despacho del administrador general. 5. El administrador firma y tramita la publicación de la convocatoria. 6. Fin del Procedimiento. Recepción de Documento y Evaluación de Requisitos Mínimos Objetivo: Velar para que el personal que desee ingresar a la institución, cumpla con los requisitos de ingreso. Cargos que intervienen: • Analista I. • Analista II • Gerente o Jefe de Personal Descripción del Procedimiento: 1. Se inicia el procedimiento cuando el analista I y II, reciben del aspirante los documentos (originales y copias) exigidos en la convocatoria de credenciales. 2. Verifica si los documentos presentados corresponden a los exigidos en la convocatoria. 3. Entrega al aspirante el formato Oferta de Servicio, indicando como llenarlo. 4. Recibe del aspirante la oferta de servicio y verifica los datos registrados en la misma. 5. Evalúan los requisitos de educación y experiencia exigidos en la especificación del cargo. 6. Si reúne los requisitos mínimos (educación y experiencia) registra los datos del aspirante en el formato de aspirante preseleccionado. 7. Firma y sella cada una de loas copias y devuelve al aspirante los originales de los documentos presentados. 8. Informa al aspirante preseleccionado, el lugar, fecha y hora en que se realizarán las pruebas psicotécnicas 9. Si el aspirante no reúne los requisitos mínimos, registra sus datos en el formato control de aspirantes eliminados 10. Entrega al Gerente de Personal los expedientes de los aspirantes preseleccionados, junto con las ofertas de servicios, anexándoles las formas control de aspirante preseleccionado y con eliminado, debidamente firmados. 11. El jefe de personal revisa los expedientes y las ofertas de servicios, así como los formatos de control de aspirantes preseleccionados y eliminados 12. Los firma en señal de confiabilidad 13. Los entrega al analista II, los expedientes de los aspirantes preseleccionados, a fin de que proceda a conformar el grupo para la administración de pruebas. 14. Fin del Procedimiento. Administración de Pruebas Objetivo: Seleccionar al personal más capacitado, para que se integre a esta institución y formar un equipo multidisciplinario. Cargos que intervienen: • Analista I. • Analista II • Asistente administrativo Descripción del Procedimiento: 1. La analista I y II reciben y revisan el formato de aspirantes preseleccionados y clasifica los expedientes de acuerdo al tipo de prueba. 2. Registra los datos del aspirantes en el formato control de examinados. 3. La asistente administrativo procede a archivar el formato de examinados con sus respectivos expedientes. 4. Fin del Procedimiento Notificación de Resultados a los Aspirantes Objetivo: Dar cumplimiento a lo establecido en las normas de la Jefatura de Personal, respecto al proceso de Selección de candidatos. Cargos que intervienen: * Analista II. * Analista I. * Gerente de Personal. Descripción del Procedimiento: 1. El analista II elabora por cada uno de los participantes la constancia de pruebas, señalando si el aspirante aprobó o reprobó la misma, y las entrega al gerente de Personal. 2. El Gerente de Personal revisa y firma la constancia de pruebas. 3. El analista I, entrega las constancias de pruebas a los elegibles. 4. Fin del Procedimiento. Capacitación y Desarrollo La capacitación del empleado consiste en un conjunto de actividades cuyo propósito es mejorar su rendimiento presente o futuro, aumentando su capacidad a través de la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes. Es por ello que la empresa Publitec, debe brindársela al individuo en la medida necesaria, haciendo énfasis en los puntos específicos y necesarios para que pueda desempeñarse eficazmente en su puesto. Una exagerada especialización puede dar como resultado un bloqueo en las posibilidades del personal y un decrecimiento en la productividad del individuo. Objetivos Generales • Prepara al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas del cargo. • Proporcionar oportunidades para el desarrollo continuo, no sólo en un cargo actual, sino también en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona. • Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación o hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia. Asimismo, el departamento de recursos humanos de Publitec, por medio de Asimismo, el departamento de recursos humanos de Publitec, por medio de los Analista I y II, realizará un inventario de necesidades de capacitación, a través de un diagnóstico que debe basarse en información pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo sistemático, en tanto que otra reposa disponible en manos de ciertos supervisores de línea. Además, con ayuda del supervisor inmediato de cada empleado, se detectarán los problemas provocados por la carencia de capacitación. A cada supervisor, le compete todas las decisiones referentes a la capacitación, bien sea que utilice o no los servicios de asesoría prestados por especialistas en capacitación. Compensación Entendiéndose como política salarial al conjunto de principios que ayudarán a la orientación y filosofía de la organización, en lo que se refiere a la administración de remuneraciones. La compensación debe ser dinámica, porque tiene que ir cambiando de acuerdo a las diferentes circunstancias que se pueden presentar dentro y fuera de la empresa. Dentro de la política de compensación, la empresa debe considerar: 1. La clasificación de los cargos y las escalas salariales para cada clase de cargo. 2. El salario de admisión para los empleados calificados debe coincidir con el límite inferior de la escala salarial. 3. Previsión de reajustes salariales, determinados por los contratos colectivos, o por disposición del ejecutivo, también puede darse por promoción, escalafonamiento, méritos del empleado. 4. Toda política salarial debe tomar en cuenta el sistema de recompensa al personal como: beneficios sociales, estímulos e incentivos de a cuerdo al desempeño de los empleados; estabilidad en la empresa, oportunidades de crecimiento 5. La antigüedad, la cual es un beneficio adicional que tienen derecho todos los empleados que hayan laborado en la empresa como mínimo un año. 6. Horas Extraordinarias.- Se las calcula sumando los tiempos que excedan a las ocho horas de trabajo de cada jornada diaria. Evaluación del Desempeño Es un sistema de aplicación del desempeño del individuo en el cargo y de su potencial de desarrollo. Es una herramienta, un instrumento para mejorar los resultados de los recursos humanos de la empresa. Objetivos Fundamentales • Medir el potencial humano. • Mejorar el desempeño y estimular la productividad. • Implantar, desarrollo y mantener un sistema de evaluación del desempeño • Convocar al Comité de Evaluación de desempeño • Velar porque los supervisores evalúen al personal bajo su adscripción, en las fechas establecidas. • Adiestrar, asesorar y orientar al supervisor, en el uso y manejo de los formatos requeridos para evaluar a su personal de manera válida, objetiva y confiable • Enviar a cada unidad con treinta días hábiles de anticipación a la apertura del proceso, el formato de evaluación. • Procesar las evaluaciones, determinar los rangos de actuación y devolverles a cada unidad en un período no mayor de un mes, contados a partir de la fecha de recepción. • En caso de períodos de prueba, enviar al Supervisor con quince días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento del período de prueba, el material correspondiente a los funcionarios bajo su adscripción, que se encuentren en esta situación administrativa. • Medir cuantitativamente y cualitativamente la contribución de los empleados. • Otorgarle al empleado, las herramientas necesarias para que mejore su desempeño. Métodos Básicos para la Evaluación de Rendimiento en Publitec, S.R.L. En el proceso de evaluación de desempeño, el departamento de recursos humanos a través de su personal, se encargará de buscar la eficiencia para la organización, de allí se destacan los siguientes métodos: • Jerarquización del mérito individual: consiste en confeccionar una lista de empleados en orden de mérito desde el mejor hasta el peor, para verificar sus debilidades y ayudarlo a cambiarlas por fortalezas. • Método de comparación: consiste en comparar a cada empleados con todos los demás de su grupo de trabajo para juzgar si es mejor o peor. • Método de distribución forzada: consiste en repartir a los empleados en un cierto número de grupos asignando a cada grupo no más de un cierto número de personas, siguiendo el modelo de la curva normal. • Listas de Control: son listas de frases relativas a aspectos del individuo sobre el trabajo, entre las que el evaluador ha de elegir las que mejor describen el comportamiento real del empelado en el trabajo. • Lista de Elecciones forzadas: son grupos de 4-5 frases aparentemente favorables y desfavorables para el empleado. Se elige la frase más favorable y la más desfavorable para un cierto empleado. • Escala de juicio o valoración: el empleado es evaluado en relación a varios factores, cada uno de los cuales está subdividido en diversos grados, tales como calidad y cantidad de trabajo, rapidez de aprendizaje, relaciones internas y externas, iniciativa adaptabilidad, colaboración, responsabilidad, implicación, puntualidad e imagen personal. • Hechos significativos o incidente crítico: reunión de todos los datos más importantes relacionados con la labor y el comportamiento de cada empleado, que sean representativos del buen rendimiento. • Dirección por Objetivos: el jefe y subordinado se reúne y llegan a un acuerdo acerca de las funciones y responsabilidades básicas del puesto de trabajo. El empleado fija sus propios objetivos de rendimiento a corto plazo. Aplicaciones de la evaluación del desempeño, en la empresa Publitec, S.R.L. 1. Búsqueda y Selección: la evaluación del rendimiento permite, por un lado, revisar y valorar los criterios de selección. Por otro, el sistema de evaluación pone en evidencia debilidades existentes entre personas procedentes de una determinada selección y hacer revisar sistemas de reclutamiento y selección a realizar en el futuro. 2. Remuneración: de acuerdo con un sistema de retribución basado en valoración de puesto, la evaluación del rendimiento permitirá completar de forma eficaz una política retributiva basada en la responsabilidad de cada puesto y en contribución que cada persona realiza en función de los objetivos de su puesto. 3. Motivación: la evaluación del rendimiento como sistema, debe contribuir como medio eficaz para que sirva de instrumentos de motivación no sólo de valoración cuantitativa. 4. Desarrollo y Promoción: la evaluación de los resultados es una magnífica ocasión para analizar la acción, definir objetivos y planes de actuación, confrontar los diferentes puntos de vista de los diferentes niveles jerárquicos y abordar los problemas de relaciones interpersonales, así como el clima de la empresa. Igualmente, permite obtener una aportación de datos enriquecedora que posibilite programar el desarrollo de cada persona en su carrera profesional tanto a corto como a medio plazo, sirviendo de base a un estudio y programación de planes de carrera. 5. Comunicación: la aplicación real de un sistemas de evaluación de rendimiento y de los objetivos, incluye un diálogo constante entre los responsables y los subordinados, tanto en la comunicación de resultados como en la planificación y proyección de acciones a seguir en el futuro y de objetivos. 6. Adaptación al puesto de trabajo: además de facilitar la operación de cambios y partir del análisis de los resultados, es posible utilizar la posibilidad de recoger del propio interesado, información sobre sus aspiraciones a más largo plazo yo seguir un proceso de integración en el puesto de trabajo a través del proceso de seguimiento 7. Descripción del puesto: la valoración del rendimiento permite analizar las características del puesto desempeña, así como de su entorno. Es posible que a través de este proceso, se revisen a su vez , los objetivos previstos en cada puesto de trabajo. 8. Formación: un análisis detenido de las evaluaciones, tanto individuales como colectivos o de grupo, permite detectar los campos de acción formativa tanto personal como colectivo. Higiene y Seguridad Industrial El departamento de recursos humanos, de Publitec, debe considerar el área de Higiene y seguridad industrial, como parte de su subsistema, el mismo se encargará de regir las actividades destinadas a la prevención de la fuerza laboral, cuyo objetivo es garantizar condiciones personales y materiales de trabajo capaces de mantener cierto nivel de salud de los empleados. La misma debe tener como principal propósito facilitarles todos los conocimientos, medios e información necesaria de seguridad e higiene a todos los miembros de la organización, para garantizarles a sus empleados el cumplimiento de las normas, leyes y procedimientos vigentes establecidos por el Estado. Lo que se busca es minimizar las condiciones y actos, inseguros que les puedan causar daños a los trabajadores, a los equipos e instalaciones de la empresa. Igualmente, su objetivo principal es la salud y confort del trabajador. Busca evitar que el trabajador se enferme o se ausente del trabajo (transitoria o definitivamente). Para eliminar, reducir y prevenir las enfermedades y mantener la salud se capacita, alerta y estudian nuevos procesos. Finalmente, debe cubrir: Prevención de accidentes. Prevención de incendios. Prevención de robos. Además, el departamento de recursos humanos debe tener como misión alcanzar los siguientes objetivos específicos, relacionados a la higiene y seguridad industrial: • Crear un manual de higiene y seguridad industrial. Lograr el conocimiento general de las normas por parte de todos los empleados de la organización. • Velar por la integridad física de todos los trabajadores y bienes materiales de toda la organización. • Planificar, coordinar y actualizar el adiestramiento del personal, respecto a los equipos y medios de higiene y seguridad novedosos en la compañía. • Contactar equipos de inspecciones, para verificar el uso de los implementos de seguridad y protección en todos los departamentos. • Promover los recursos necesarios para ejecutar el programa de higiene y seguridad industrial con el objeto de prevenir cualquier accidente y enfermedad profesional. • Incentivar a los trabajadores para que usen los implementos y equipos suministrados, en las actividades diarias de trabajo. • Realizar periódicamente evaluaciones a los equipos e implementos de uso diario, con el fin de diagnosticar a tiempo cualquier irregularidad, y así poder garantizar el excelente funcionamiento y óptimas condiciones de trabajo. • Llevar controles estadísticos de los accidentes que se puedan presentar a diario, para presentarlos ante el Ministerio de Trabajo, Seguro Social, etc. • Realizar informes sobre enfermedades profesionales y condiciones de riesgo. • Garantizarles a los trabajadores los servicios de seguridad social, asistencia medica y preventiva, entre otros. • Proveer a los trabajadores en general de la información básica necesaria para prevenir perdidas de capacidad auditiva. En otro orden de ideas, por medio del departamento de recursos humanos se conocerán las responsabilidades generales, referentes a higiene y seguridad industrial a) De la gerencia de recursos humanos: • Garantizar, informar e impartir métodos relacionados sobre el programa de higiene y seguridad industrial. • Realizar el preciso seguimiento a los programas de capacitación respecto a esta materia. Así como brindarles la inducción necesaria a los trabajadores nuevo ingreso. • Proveer los recursos financieros y llevar partidas contables, que garanticen la ejecución del manual de higiene y seguridad industrial. • Actualizar y ofrecer los recursos en cuanto, al aprovisionamiento de equipos y maquinarias modernas. • Llevar controles estadísticos de las causas y previsiones necesarias que deben tomarse en cuenta para evitar a tiempo, posibles accidentes laborales. • Realizar evaluaciones del éxito o fracaso del Manual de higiene y seguridad industrial. • Garantizarle a los trabajadores condiciones de previsión, salud, seguridad y bienestar en el trabajo. b) De los jefes y supervisores: • Hacer cumplir las normas establecidas • Supervisar constantemente que los trabajadores utilicen los uniformes y herramientas de protección otorgada a cada uno, respecto a la actividad que desempeña. • Velar por el cumplimiento correcto y seguro de las tareas realizadas, por sus subordinados. • Oír de los trabajadores a su cargo sus planteamientos, y tomar por escrito sus sugerencias personales que estos formulen en relación a las condiciones y medio ambiente de trabajo, hacerle llegar esta información a los miembros del comité de higiene y seguridad industrial, a la gerencia de personal. c) De los empleados y obreros: • Ejercer las funciones específicas reflejadas en el contrato de trabajo, para la cual fue contratado. • Informarle a su superior o a uno de los miembros de la unidad de personal, al comité de higiene y seguridad, cualquier situación que constituya una condición insegura, que pueda perjudicar la integridad física, o de salubridad del trabajador. • Acatar las instrucciones, advertencias y enseñanzas que se le imparten en materia de higiene y seguridad industrial. • Respetar, la señalización fijadas en las distintas áreas de la compañía. • Es obligación de los trabajadores usar los implementos, equipos, herramientas y demás elementos de protección, que la empresa le entrega, para ejecutar las labores específicas de sus tareas. • No realizar tareas para las cuales no se contrato o no tengan los conocimientos necesarios, para tal fin. • Mantener en buenas condiciones los implementos de seguridad personal.

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