ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN:
Procesos Utilizados
para la creación del mismo:
PROCESO: Actividades relacionadas
dispuestas en orden secuencial donde interviene el talento más los recursos
financieros, tecnológicos, materiales y equipos cuyo propósito es transformar
insumos en productos y/o servicios terminados, para atender necesidades y
requerimientos de clientes. Eficacia Cliente Voz del cliente Salidas Productos
Servicios Agregado de Valor Entradas Insumos No Si Voz del proceso Eficiencia
PROCESOS –
CLASIFICACIÓN: Son todos aquellos estrechamente vinculados a la misión de la
organización, ellos son generadores de productos y/o servicios de gran valor
para el cliente externo, de tal forma que la óptima ejecución de ellos
contribuye de manera determinante al logro de la misión de la organización.
Estos procesos impactan en forma inmediata el nivel de satisfacción del
cliente. Procesos Claves / Medulares
1. Son todos los
procesos de apoyo presentes en la organización que contribuyen con la ejecución
de los procesos clave o medulares. Su impacto en el nivel de satisfacción de
los clientes no se visualiza de forma inmediata. Procesos de apoyo que nos
permiten definir el sentido de dirección y establecer los estándares de
calidad. Procesos Habilitadores Procesos Direccionales
2. Constituye la
expresión, bajo forma de documento, de la estructura de una organización,
poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes que la
componen. Los Organigramas
3Las unidades de
categoría especial Nos muestran: Un elemento (figuras) La estructura de la
organización Los aspectos más importantes de la organización Las funciones Las
relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y menor
importancia Las comunicaciones y sus vías Las vías de supervisión Los niveles y
los estratos jerárquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la
organización
4Muestra una
representación de la división de trabajo, indicando: a. Los cargos existentes
en la compañía. b. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. c.
Como la autoridad se le asigna a los mismos. Representa las diferentes unidades
que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos. Refleja
los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función. Finalidad
de los Organigramas
5. Unidad impersonal
e indivisible de trabajo, con una misión específica y un contenido dinámico a
través del tiempo, dentro de la organización. Definición Documento que registra
en forma breve y concisa, el contenido actual y operante de un puesto.
Descripción de Puestos
6. Es un proceso que consiste en enumerar las
tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás
cargos que existen en la empresa. “La descripción de cargos está orientada
hacia los aspectos intrínsecos de los cargos" Es la enumeración
detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la
periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la
ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo
(por qué lo hace). Descripción de Cargos
7. Una vez que se
identifica el contenido del cargo (aspectos intrínsecos), se pasa a analizar el
cargo en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, con los requisitos
que el cargo exige a su ocupante. Análisis de Cargos
8. Requisitos
intelectuales Estructura del análisis de cargos Requisitos físicos
Responsabilidades implícitas Condiciones de trabajo Descripción de Cargos
9. Identificación
Título de la Posición oficial Título de la Posición Supervisor oficial División/Gerencia/Región/área
Elementos de forma Descripción de Cargos
10. Perfil y
Requerimientos Técnicos Elementos de forma Formación Académica Años de
Experiencia Áreas de Conocimiento Relacionadas Aspectos Generales Requeridos
Descripción de Cargos
11. Elementos de
forma Aprobación Posición Ejecutiva: Director o Gerente Posición Subordinada:
Gerente inmediato superior Descripción de Puestos
12. Conocimiento y
manejo por parte de cada empleado Evaluación de posiciones Administración de
Salarios Planificación de Carrera Detección de Necesidades de Adiestramiento
Evaluación del Desempeño Captación de Recursos Humanos Auditorias técnicas
(internas/externas) Inducción al Empleado Utilidad Descripción de Puestos
13. Etapas
Planificación Preparación Ejecución Descripción de Cargos
14. Métodos de
descripción y análisis de cargos 1. Observación Directa 2. Cuestionario 3.
Entrevista Directa 4. Métodos mixtos Descripción de Cargos
15. Estrategia
Empresa Filosofía Política General Planificar, aprobar, controlar, dirigir,
determinar, organizar, orientar, asegurar, garantizar Guías Verbos Política
General Función Políticas Específicas Planes Específicos Normas Programar,
asesorar, elaborar, organizar, coordinar, diseñar, evaluar, consolidar,
proveer, recomendar, optimar, administrar Guías Verbos Normas Procedimientos
Instrucciones Supervisar, ejecutar, realizar, cumplir, desarrollar, analizar,
interpretar, operar, registrar, estudiar Guías Verbos Verbos acción
16. Planificar,
aprobar, controlar, dirigir, determinar, organizar, orientar, asegurar, garantizar,
Verbos Programar, asesorar, elaborar, organizar, coordinar, diseñar, evaluar,
consolidar, proveer, recomendar, optimar, administrar.... Verbos Supervisar,
ejecutar, realizar, cumplir, desarrollar, analizar, interpretar, operar,
registrar, estudiar.... Verbos Verbos acción
17. Ejemplo Cargo:
Coordinador Administrativo. Responsabilidades: 01.-Planificar y controlar las
actividades inherentes al proceso de contratación del Personal.
02.-Realización, Impresión y entrega de facturas de las diferentes valuaciones.
03.-Tomas de decisiones para mejorar la ejecución del trabajo. 04.-Recibir
verificar y Imprimir los reportes fotográficos, hojas de mediciones,
valuaciones, relaciones de obras enviadas por el supervisor general. 05.-Revisar
el cuadro de avance de obra semanalmente antes de enviárselo al
director-gerente 06.-Verificar y controlar el rendimiento del trabajo.
07.-Recibir, verificar y entregar formatos de ejecución de trabajo al ente
contratante. 08.-Planificar y programar la realización de los trabajos.
09.-Verificar el flujo de caja de los diferentes grupos de trabajos.
10.-Verificar gastos incurridos en las obras. 11.-Pagar nomina de los
supervisores. 12.-Estar atento a las solicitudes de efectivos de los diferentes
cargos (esto incluye depósitos, nominas, etc. ) 13.-Tramitar procesos de pago
antes diferentes contratistas.
18. Cargo: Supervisor General Responsabilidades:
01.-Verificar y controlar las actividades inherentes al proceso de contratación
del personal. 02.-Procura y planificación, compra de materiales necesarios.
03.-Verificar que la relación de obra coincida perfectamente con la hoja de
visita de la obra en mantenimiento, para su posterior aceptación por el
cliente. 04.-Verificar reportes fotográficos y hojas de mediciones realizados
por los otros supervisores. 05.-Verificar y coordinar la ejecución de la tabla
de avance con los supervisores. 06.-Planificar y programar la realización del
trabajo, verificar gastos incurridos en las obras. 07.-Manejo de presupuestos
compras de materiales para la ejecución de los trabajos. 08.-Tramitar procesos
de pago antes diferentes contratistas. 09.-Verificar las relaciones de gastos
de los supervisores. 10.-Monitorear la reposición de caja chica de los
supervisores a su cargo, fijar un monto mínimo de reposición. 11.-Coordinar las
visitas a las obras para coordinar el inicio de trabajo y hacer la primera
inspección.
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